Kick off meeting 2020!
10 Voorbeelden voor een krachtige aftrap van
het nieuwe jaar
Het nieuwe jaar 2020 staat voor de deur. En dit moet jullie jaar worden! Grootse plannen, nu alleen nog even uitvoeren. Wat je hiervoor nodig hebt is de kracht van het collectief. Met de juiste focus komen de doelen snel in zicht.
Hoe ga je dit met elkaar doen? Hoe zorg je ervoor dat je met elkaar gefocust aan het jaar begint en hierover in gesprek blijft.
We hebben de afgelopen jaren een bijdrage mogen leveren aan een aantal goede voorbeelden op dit gebied. Hieronder delen we 10 van deze kick off voorbeelden met je.
1. Plan for impact
Wat wil je bereiken met de kick off meeting. Als je dit scherp voor ogen hebt, kun je vervolgens een strak plan maken dat ook echt impact heeft. Vergeet ook niet om tastbare doelen te stellen, die je achteraf meetbaar kunt maken. Bijvoorbeeld het deel van je mensen dat energie krijgt van jullie doel voor 2020.
Voorbeeld: Een telecom provider trapt het jaar normaal gesproken af met een grote kick off meeting. Een enorm spektakel waarbij de helft van de 2.500 medewerkers is uitgenodigd voor dag 1 en de andere helft voor dag 2. Vanwege de massaliteit is het inhoudelijke deel zeer beperkt en kun je deze meeting eigenlijk eerder zien als een groot fun event. Voor 2020 hebben we met D&B eventmarketing gewerkt aan een plan om in te zetten op kleinere bijeenkomsten in de regio om zo de onderlinge verbinding binnen de regio te kunnen versterken. Per bijeenkomst zijn er minder mensen waardoor het mogelijk wordt om het goede gesprek te laten plaatsvinden tussen call center medewerkers, service monteurs en ondersteunende diensten. En dat komt uiteindelijk ten goede aan de service die klanten krijgen.
2. Deel inzichten en informatie vooraf
Van de kick off meeting maak je natuurlijk een sessie vol energie. Dit gaat eigenlijk niet zo goed samen met het verwerken van veel informatie. Daar heeft ons brein juist rust nodig. Tijdens de meeting zou je het delen van informatie dus moeten beperken. Dit ondervang je door vooraf al te beginnen met mensen bij te praten. Bijkomend voordeel is dat je tijdens de bijeenkomst gelijk aan de slag kunt met interactie onderling.
Voorbeeld: Voor Blokker Holding maakten we in de aanloop naar haar jaar kick off meeting een vlog serie waarin de achtergronden en overwegingen voorbij kwamen voor het jaarplan. In de weken voor de kick off ontvingen de genodigden wekelijks een vlog in de mail met inzichten en informatie. Alle gedeelde informatie was online in te zien voor de aanwezigen.
3. Haal vooraf al de eerste feedback op
Aansluitend op het vorige punt, kun je ook vooraf mensen al ruimte geven om hun feedback te delen. Je hoort dan vooraf al wat mensen echt bezighoudt en hier kun je bij het organiseren van de kick off meeting dan al rekening mee houden.
Voorbeeld: Jaarbeurs Utrecht mochten we helpen om een kick off meeting te organiseren voor haar nieuwe koers. Vooraf vroeg de directeur om vragen die iedereen had alvast te posten op de eventwebsite. De vragen die hierdoor binnen kwamen zijn vervolgens gebruikt om de break out sessies in te richten. Achteraf zijn alle vragen nagelopen en beantwoord, deels door de directie en deels door de inzichten die tijdens het event werden opgedaan.
4. Mensen gaan voor plannen
De energie om samen doelen te realiseren halen mensen uit het onderlinge contact met elkaar. Om deze energie aan te spreken, maak je aan het begin van je kick off meeting tijd voor kennismaking. Stel de inhoud dus nog even uit, totdat iedereen zich op zijn gemak voelt tussen de collega’s.
Voorbeeld: We ondersteunden ING bij de kick off van agile werken. Deze operatie betekende dat iedereen in een nieuw team (squad) en in een nieuwe afdeling (tribe) kwam te werken. In de Amsterdam Arena kwamen 2 dagen achter elkaar telkens meer dan 1000 mensen samen. Met Yes! We Connect ondersteunden we de opening met kennismaking op 3 niveaus; collega’s binnen de hele organisatie, collega’s van de tribe en collega’s van de squad. Uiteindelijk ging iedereen met deze laatste groep het inhoudelijk programma in.
5. Bespreek het jaarplan in interactie met elkaar
Als je iedereen vooraf hebt meegenomen in de overwegingen achter de plannen, kun je de kick off meeting gebruiken om met elkaar in gesprek te gaan over de plannen. Hierdoor raakt iedereen echt betrokken en bovendien blijft het veel beter bij. Dat helpt ook weer om focus te houden. De opbouw die je kunt hanteren voor het blok “jaarplan doornemen” is: 1. Inspiratie delen, 2. Plan kort samenvatten, 3. Vraag of uitdaging neerzetten 4. Interactie aangaan en vastleggen.
Voorbeeld: Engie heeft haar belangen verkocht in fossiele energie opwekking en richt zich volledig op duurzame energie. Deze transitie wil Engie in haar hele organisatie laten doorwerken. Vooraf had iedereen al nagedacht over zijn of haar persoonlijke bijdrage aan de energietransitie (minder vlees eten, meer OV en fiets, minder vliegreizen, etc.). Tijdens de kick off meeting ENGIE Energie Nederland raakte iedereen geïnspireerd door het verhaal van de gedurfde keuzes van de nieuwe CEO en een externe spreker over energietransitie. Vervolgens ging iedereen met elkaar in gesprek over een aantal grote uitdagingen voor de organisatie. Hierbij kwamen zeer gedurfde ideeën op tafel!
6. Laat iedereen meedenken over het HOE – hoe gaan jullie de doelen bereiken
Gebruik de kick off meeting om met elkaar na te denken over de realisatie van de plannen. Wat is ervoor nodig om dit jaar tot een succes te maken? Iedereen is dan betrokken bij de totstandkoming van de plannen voor de realisatie van de doelen. Een krachtig uitgangspunt voor de daadwerkelijke realisatie.
Voorbeeld: Met BDO organiseerden we de Zomeracademie. Na de interactieronde met de directie over de plannen, ging iedereen in groepen aan de slag met de uitwerking van het hoe. Hierbij begonnen we met een inlevingsoefening. Hoe zou het zijn als de plannen gerealiseerd zijn? Hoe is dan de onderlinge samenwerking? Hoe zien klanten ons dan? Vervolgens brachten de groepen de reis in beeld van de huidige situatie naar het doel. Hierbij ontdekten ze obstakels en kansen. Om deze het hoofd te bieden, werden concrete acties benoemd. Met als eindresultaat een grote plaat per groep met een visualisatie van de reis naar het paradijs. Klinkt lekker, toch?
7. Mijn eerste actie is…
Om de plannen en goede voornemens kracht bij te zetten, sluit je de kick off meeting af met een werkvorm waarin iedereen voor zichzelf benoemt welke eerste stap hij of zij gaat zetten. Ook dit maak je weer expliciet door het vast te leggen op een grote wand en/of online. De follow up van deze acties moet natuurlijk ook in werkoverleggen belegd zijn. Dat vereist vooraf afstemming met managers en teamleiders hierover.
Voorbeeld: Rabobank introduceerde een nieuw concept; Marktteams. Tijdens de kick off hiervan leverden we een werkvorm waarbij in de teams werd nagedacht over de impact die Rabobank en haar medewerkers kan maken in de wereld van haar klanten en relaties. De laatste stap was vervolgens om individueel een eerste actie te benoemen waarmee de medewerkers aan de slag gingen. Hoe kan ik concreet impact maken? Hoe concreter, hoe beter 😉.
8. Focus houden gedurende het jaar
Na de kick off wil je focus houden met elkaar. Dit doe je natuurlijk via een dashboard met de juiste meters. Daarnaast is het ook belangrijk om elk kwartaal weer even bij elkaar te komen om het gesprek gaande te houden over de doelen en de manier waarop hieraan gewerkt wordt. In een jaar ervaart iedereen momenten van tegenwind of juist stroomversnellingen. Hierover wil je met elkaar in gesprek zijn en blijven. Misschien moet je de aanpak bijstellen met elkaar of zelfs doelen aanpassen. En voor elke kwartaalsessie kun je de voorgaande uitgangspunten hanteren. Dan ga je echt impact maken.
Voorbeeld: SecureLink koos voor het jaarthema Better Together. Naast de inhoudelijke update werd er tijdens elke kwartaalsessie gewerkt aan de onderlinge verbinding. De eerste kwartaalsessie van het jaar stond in het teken van elkaar beter leren kennen. Tijdens de tweede kwartaalsessie ontdekte iedereen de professionele achtergronden van de collega’s. De derde kwartaalsessie stond in het teken van kennis en ervaringen uitwisselen. En tijdens de laatste kwartaalsessie van het jaar werkte iedereen met elkaar samen aan de invulling van de plannen om de realisatie van het budget voor 2020 te halen.
9. Help elkaar verder te komen
Natuurlijk gaan jullie in het nieuwe jaar dingen anders doen. Nieuwe manieren ontdekken en uitvinden wat wel en niet werkt. Ook hierbij kun je elkaar natuurlijk goed gebruiken. Wat voor de ene persoon nog een grote uitdaging is, heeft iemand anders misschien al onder de knie. Hiermee kun je elkaar binnen je organisatie enorm helpen. En zo kom je samen sneller vooruit.
Voorbeeld: Een Nederlandse financiële dienstverlener bracht al haar managers bij elkaar om een impuls te geven aan het laatste deel van het jaar. In de break out gingen de managers in 16 groepen van 12 uit elkaar. Iedereen mocht in zijn groep een vraag of uitdaging voorleggen aan de collega’s. Via de inzet van de 10 Antwoorden Ronde haalde iedereen in 30 minuten 10 antwoorden op bij zijn/ haar collega’s. Een bijzonder waardevolle actie als je bedenkt dat hierdoor bijna 2000 uitwisselingen van kennis en ervaringen plaatsvond tussen de managers.
10. Vier jullie succes
Een kick off meeting is ook een uitgelezen kans om stil te staan bij de successen uit het verleden. Hier tank je met elkaar energie voor de realisatie van de toekomstplannen. Bovendien geeft dit je meeting een feestelijk tintje. Het is mooi om dit “feestje” te bewaren voor het einde van je kick off, dan ga je in een positieve sfeer weer uit elkaar en aan de slag!
Voorbeeld: CCV greep haar 60 jarig bestaan aan om zowel terug als ook vooruit te kijken. Voor de terugblik werden diverse prominenten naar voren gehaald. Zij deelden hun “sterke verhalen” met de groep. Vervolgens werd dit idee herhaald aan de 40 statafels waar overal 12 collega’s bij elkaar stonden. De sterke verhalen van iedereen werden opgetekend en verzameld “De sterke verhalen van 60 jaar CCV”. Een gevoel van trots zinderde door de festivaltent. Energie voor succes in de toekomst!
Ga je binnenkort een kick off organiseren?
Wil je jouw plannen eens tegen het licht houden? Neem dan contact met ons op voor een meeting design.
We hebben een design kit gemaakt waarmee we het gesprek aangaan om in meetings en events de mens écht centraal te stellen en écht te betrekken bij de plannen. People before Plan! Zo maak je verbinding en gaat de energie stromen.
Frank vertelt je er graag meer over via:
frank@yesweconnect.nl of +31 30 2673960.