In 8 stappen naar een warm welkom voor nieuwe collega’s in het team
Het team is het belangrijkste ankerpunt in de onboarding van nieuwe collega’s. En als zij snel hun draai weten te vinden, zijn ze eerder productief en blijven ze langer en met meer plezier verbonden aan het team. Dat is natuurlijk fijn voor zowel het team als de nieuwe collega.
Het is dan ook logisch om je als hele team verantwoordelijk te voelen voor een goede start van nieuwe collega’s, dus niet alleen de manager. Maar hoe geef je die nieuwe collega een warm welkom? Wat kun je doen om elke keer weer een vliegende start te maken met elkaar?
Hieronder heb ik - Frank- 8 stappen uitgewerkt die je telkens kunt herhalen om nieuwe collega’s een warm welkom te geven in jullie team.
Stap 1. Bepaal jullie doel
Bij de start van een nieuwe baan of in een nieuw team zijn de meeste mensen heel nerveus. Hoe zal het zijn? Kan ik makkelijk aansluiting vinden? Daar liggen onze oerinstincten aan ten grondslag; erbij horen is heel belangrijk. Wat je dus vooral moet doen, is zorgen voor een warm welkom voor je nieuwe collega. Aandacht geven, er zijn voor hem of haar, je positief opstellen, enzovoort… En dat kan gelukkig iedereen, want dat doe je thuis ook als er mensen bij je over de vloer komen.
Daarnaast is het belangrijk om te beseffen dat de start van een nieuwe collega ook betekent dat er een nieuwe teamdynamiek ontstaat. Hier moet je met elkaar bij stilstaan om dat soepel te laten verlopen.
Hieronder de hoofdelementen van een goede onboarding en wat je als team daarin te doen hebt:
Basics op orde. Laptop, werkplek, toegangen,… Hier hebben de meeste organisaties een checklist en ondersteuning voor ingeregeld.
Inwerken. Hiervoor gebruik je procesbeschrijvingen en andere documenten en begeleid je de nieuwe collega samen met een of meer collega’s (kan ook een vaste buddy zijn).
Netwerk opbouwen. Het team stelt de nieuwe collega voor aan mensen van binnen en buiten de organisatie.
Warm welkom. Daar speelt het team de hoofdrol in.
Introductie in de organisatie. Hier kan het team bij helpen en dit is vaak ook ingericht op de afdeling en het organisatieniveau met een mooie introductiedag of introductiesessie.
Begin vóór de start van de nieuwe collega
Je weet natuurlijk al een tijdje wanneer je nieuwe collega gaat starten. Het warme welkom kun je vóór de eerste werkdag al laten voelen. Bijvoorbeeld door een kaartje te sturen waarop iedereen een kort berichtje zet. Ook leuk om alvast de foto’s van iedereen erop te zetten of mee te sturen. Dan kan je nieuwe collega thuis al de namen oefenen.
Ook wil je natuurlijk dat het team op de hoogte is van het nieuwe teamlid. Laat iedereen dus weten wie erbij komt, wat zijn/ haar rol en functie wordt en welke achtergronden de nieuwe collega heeft.
Het is voor de teamleden ook fijn om te weten wat de eerste werkdag is van de nieuwe collega, dan kunnen ze daar rekening mee houden in hun agenda. Zodat iedereen een beetje ruimte kan inplannen voor de kennismaking en een extra koffierondje.
Maak dag 1 bijzonder voor je nieuwe collega
De eerste dag is nogal een dingetje. Je nieuwe collega is nerveus en voor de rest van het team is het een gewone werkdag. Het is fijn als op deze eerste dag iemand uit het team de gastheer of gastvrouw is. In veel organisaties is er een buddy systeem, dat is natuurlijk super. Maar ook als jullie dat niet hebben, is het wel aan te raden om voor dag 1 iemand vrij te maken om de nieuwe collega wegwijs te maken en voor te stellen aan teamleden en andere collega’s.
Maak de dag echt bijzonder door:
Je nieuwe collega ’s ochtends op te wachten bij de receptie.
De werkplek te versieren met een paar leuke gadgets: welkomkaartje, waterfles, bloemetje, chocolade of nog beter: iets dat hij of zij kan uitdelen aan de rest van het team.
Met het team een koffie met taart moment in te plannen
Gezellig samen lunchen en elkaar in een ongedwongen sfeer leren kennen.
Aan het einde van de eerste dag ronden de nieuwe collega en de gastheer/vrouw de dag af. Even de eerste indrukken verwerken en samen vooruit kijken naar de dag van morgen.
Leer elkaar kennen (in een teamsessie)
Om de nieuwe collega écht op te nemen in het team kun je het beste een teamsessie (online of live) houden, die geheel in het teken staat van dit onderwerp.
Vraag het team en de nieuwe collega om zich voor te bereiden, daar wordt de teamsessie beter van. Vraag iedereen bijvoorbeeld om het volgende te doen:
Stuur iets over jezelf in (favoriete muziek, …).
Stuur een collega een compliment.
Denk alvast na over jullie teamdynamiek. Wat wil je houden en wat kan beter?
Bij het begin van de teamsessie geeft de manager van het team een mooie inleiding. Zij of hij blikt even terug naar het hoe en waarom van de vacature en legt nog een keer uit waarom de keuze op jullie nieuwe collega is gevallen.
Dan kan het onderlinge kennismaken echt beginnen. Een paar ideeën:
Doe een voorstelrondje en vertel zoveel mogelijk over jezelf (vooral persoonlijk, niet werkgerelateerd).
Vraag iedereen om een speciale foto te zoeken en laat vervolgens iedereen vertellen waarom deze een bijzondere betekenis voor hem/haar heeft.
Laat iedereen een vraag opschrijven voor de collega’s (Wat zou je van je collega’s willen weten?) en ga vervolgens aan de slag met het beantwoorden ervan.
Doe een (pub)quiz.
De volgende keer doe je het natuurlijk weer op een andere, verrassende manier!
Herijk de teamdynamiek (in een teamsessie)
Een nieuw teamlid zorgt onherroepelijk voor een nieuwe dynamiek in het team. Een team ontwikkelt over de tijd patronen en omgangsvormen met elkaar. Om een nieuw persoon volwaardig onderdeel te maken van het team moet je het hier met elkaar over hebben. Het is ook belangrijk om het nieuwe teamlid te vragen naar haar of zijn verwachtingen voor de onderlinge samenwerking. En naar eerdere ervaringen, positief en negatief. Daar kun je met elkaar van leren.
Dit is een uitgelezen moment om jullie samenwerking even flink op te schudden en te verversen. Patronen die niet (voor iedereen) goed werken kun je aanpakken en nieuwe slimmigheden toevoegen.
Een voorbeeld van de onderwerpen die je zou kunnen bespreken over de teamdynamiek:
Hoe zou je de teamdynamiek nu kunnen omschrijven?
Wat is je wens op het gebied van de teamdynamiek?
Wat moeten we hiervoor doen?
Je moet dit natuurlijk met elkaar bespreken, maar zorg ook voor een goede vastlegging en follow-up.
Maak samen lol
En als je dan toch in een teamsessie met elkaar zit, koppel er gelijk wat leuks aan. Samen lachen en gemeenschappelijke ervaringen opdoen is de perfecte manier om verbinding tot stand te brengen.
Zomaar wat ideeën:
Ga varen op een bootje.
Doe iets actiefs met elkaar.
Eet en drink samen aan een lange tafel.
Kook voor elkaar.
Luister samen naar jullie favoriete muziek.
Maak een teamfoto en lijst het in of geef iedereen een mok met die foto.
Volg de teamdynamiek
Zo’n teamdynamiek verandert niet vanzelf. Voor je het weet is alles bij het oude gebleven. Het is dan ook een goed idee om tijdens reguliere overleggen stil te staan bij de ontwikkeling van de teamdynamiek.
Wat gaat er goed?
Waar kan nog beter?
Herhaal de aanpak bij de volgende nieuwe collega
Realiseer met elkaar een format dat herhaalbaar is. Bij het signaal “er start weer een nieuwe collega”, is het dan voor iedereen duidelijk wat er moet en gaat gebeuren. Lekker duidelijk!
Hiervoor kun je natuurlijk ook iemand uit het team verantwoordelijk maken. Of je spreekt af dat de laatste collega die er in het team bijgekomen is de verantwoordelijkheid neemt om de volgende nieuwe collega een warm welkom te bezorgen.
Meer weten? Of even sparren?
Neem dan zeker contact met me op. Ik ben nieuwsgierig naar jouw uitdaging en help je graag verder. En dan zet ik mijn Sombrero voor je op 🥳.
Bel me op +31 6 41189753 of stuur een e-mail naar frank@yesweconnect.nl.