6 Must do’s voor de Introductiedag

 

Introductiedagen zijn vaak een vloedgolf aan informatie. Sprekers uit diverse uithoeken van de organisatie rollen over elkaar om hun slides te voeden aan de hongerige ogen van de nieuwkomers. In werkelijkheid zijn ook deze nieuwkomers gewoon mensen en na een paar minuten van intensief luisteren is hun opname capaciteit verzadigd. Einde informatie overdracht!

Hoe moet het dan wel? Daar hebben we de afgelopen tien jaar veel over geleerd door introductiedagen te organiseren voor klanten als ABN AMRO, Bakertilly, Rabobank, Hogeschool Utrecht, TBI, TNT en BDO . Door te evalueren en telkens weer te verbeteren, zijn we tot de volgende 6 Must Do’s voor de Introductiedag van nieuwe medewerkers gekomen.

Hieronder de korte versie. Het complete verhaal inclusief de praktijkcases presenteren we op 28 november tijdens Onboard.Amsterdam. In de week na dit event presenteren we alle ins en outs en de praktijkcases in een e-book.

Wil je graag aanwezig zijn bij Onboard.Amsterdam of het complete e-book ontvangen? Of allebei ;-) Meld je dan aan voor onze Connected Company Community. Je ontvangt dan een uitnodiging voor Onboard.Amsterdam inclusief 50% korting op de ticketprijs. In de week na het event sturen we je als eerste het e-book: 6 Must Do’s voor de Introductiedag van nieuwe medewerkers.

Onderaan dit blog vind je meer informatie over de Community.


6 Must do’s voor de Introductiedag:
Van informatie tsunami naar de beste werkdag van je leven!

Overdenk het doel van de introductiedag, en voor wie?

Overdenk het doel van de introductiedag, en voor wie?

De introductiedag is een krachtig middel in de totale onboarding aanpak die je voor nieuwe medewerkers inricht. Stel jezelf de vraag: “Aan welke behoefte van nieuwe medewerkers kunnen we met de introductiedag voldoen?”

Wat willen ze weten over de organisatie? Met wie willen ze in contact komen? Waarover zouden ze mee willen denken? Misschien willen ze laten zien wie ze zijn en wat ze in te brengen hebben. Misschien willen ze hun frisse blik op de organisatie met je delen. Hoe je hierachter komt? Vraag het ze. Praat met je nieuwe medewerkers en hou enquêtes. Dan kom je er echt achter.

En natuurlijk willen anderen in de organisatie ook iets. Ga ook op zoek naar de behoeften van de directie, HR en de managers van de nieuwe medewerkers.  


Begin met de mensen, dan de inhoud

Begin met de mensen, dan de inhoud

De belangrijkste mensen verdienen de meeste aandacht! In het geval van een introductiedag zijn dat de nieuwe medewerkers. Stel hen dus centraal in je programma en begin met de onderlinge kennismaking. Als je het goed hebt voorbereid, kun je ervoor zorgen dat iedereen zich binnen een half uur echt op zijn gemak voelt. Een belangrijke uitkomst van de introductiedag is het uitbouwen  van een netwerk in de organisatie. Om dit doel te bereiken, is het van belang om dit actief te faciliteren in je programma.

Je zult ook zien dat mensen veel energieker zijn dan anders. Iedereen staat aan en is open naar elkaar en ook naar de plannen van de organisatie.


Draai het perspectief om – wat komt de nieuwe medewerker brengen?

Draai het perspectief om – wat komt de nieuwe medewerker brengen?

Tijdens de werving en selectie komen de ervaringen en drijfveren van nieuwe medewerkers uitgebreid aan bod. Maar deze achtergronden bereiken vaak niet het team en de organisatie. Aan de ene kant maar goed ook natuurlijk in verband met de privacy. Aan de andere kant is het ook jammer dat de hele organisatie niet op de hoogte is van de ervaringen, kwaliteiten en capaciteiten, die de nieuwe medewerker meeneemt.

Tijdens de introductiedag kun je hiermee aan de slag gaan (en natuurlijk ook in het eigen team).


4. Gooi informatie eruit en maak tijd voor interactie

Gooi informatie eruit en maak tijd voor interactie

De informatie tsunami, ik schreef het al in de inleiding. Dat kan anders! Het begint ermee dat je met elkaar heel kritisch bekijkt of de informatie die nu in de introductiedag wordt gegeven daar ook echt thuis hoort. Kan deze informatie vooraf verstrekt worden of juist achteraf, bijvoorbeeld via een website, email, handboek of een goede onboarding app. Hou alleen de hoofdlijnen over in je introductiedag en je zult zien dat je mensen deze onthouden.

Nu heb je ruimte gemaakt voor interactie. De volgende interactievormen kun je nu inzetten:

Have fun

Maak er een spelletje van. Speel met de informatie van je organisatie, de klanten en het werkveld. Je kunt denken aan een leuke pubquiz of bijvoorbeeld een quiz met filmpjes van mensen op straat die het hebben over je organisatie en jullie werkveld.

Meedenken

Je kunt een korte inleiding van 5 minuten laten geven over een onderwerp of thema en vervolgens de interactie opzoeken in groepen. Geschikte onderwerpen: het toekomstperspectief, de strategie, de uitvoering, de cultuur, de organisatiestructuur... Qua opzet van deze interactie kun je ook nog vele kanten op: van reacties uit de zaal op scherm, moderatie in de zaal,  een persconferentie of lagerhuisdebat.

Uitdagen

Haal het vrijblijvende karakter eraf. Geef je nieuwe mensen een uitdaging. “Aan het einde van de middag moeten jullie als team een pitch houden.” De informatie die je hiervoor nodig hebt, kun je gedurende deze middag verzamelen. Uitdagend en heel leuk!


Stel je open voor de frisse blik van je nieuwe mensen

Stel je open voor de frisse blik van je nieuwe mensen

De blik van je nieuwe medewerkers blijft maar een paar weken fris. Gebruik de reacties, opmerkingen en ideeën van je nieuwe mensen om als organisatie inzichten op te doen vanuit het perspectief van de markt, klanten, concurrenten, partners,… 

Hierbij is je houding van het grootste belang. Als je alles zelf toch beter weet, gaat niemand je iets interessants vertellen. Hoe het wel moet? 

  • Stel open vragen. 

  • Luister, luister, luister en vraag door.

  • Neem een open houding aan.

  • Doe je voordeel met de inzichten 😊


Maak het leuk en laat iedereen zich welkom voelen

Maak het leuk en laat iedereen zich welkom voelen

Het kost een hoop tijd, energie en geld om mensen te werven. Als ze zich niet op hun gemak voelen bij je organisatie, zijn ze zo weer vertrokken. Investeer dus ook voldoende in de onboarding, dat verdien je makkelijk terug (reken maar na in deOnboarding ROI calculator).

Investeer in goede faciliteiten

Maak voldoende budget vrij voor de introductiedag, zodat je een passende locatie kunt boeken met veel daglicht, die goed bereikbaar is en lekkere catering heeft.

Warm welkom bij de ontvangst

voor voldoende eigen mensen bij de ontvangst van de introductiedag. Dan voelt iedereen zich gelijk welkom.

Breng je cultuur over

De introductiedag is een een mooie kans om de cultuur van je organisatie te onderstrepen.


frank philips

Wil je een keer sparren over jullie introductiedag?

Mijn naam is Frank Philips. Ik denk graag met je mee over een opzet met impact.

Bel me op +31 6 41189753 of stuur een e-mail naar frank@yesweconnect.nl.


Manager, HR- of communicatie professional?
Sluit je aan bij de Connected Company Community.

Connected Company Community

Ben jij verantwoordelijk voor verbinding binnen jullie organisatie? Organiseer je bijeenkomsten en programma’s waarin kennismaken en kennisdelen een belangrijke rol hebben?

Meld je dan aan voor de Connected Company Community. Zo blijf je up-to-date op het gebied van “verbinding binnen organisaties”.

  • we delen inzichten, cases en good practices

  • we nodigen je uit voor relevante kennissessies en events, en

  • je kunt meedenken over de ontwikkeling van producten en programma’s

Geen mail overload, maar 4 keer per jaar inspiratie en ideeën voor meer verbinding.