10 versnellers voor je onboarding programma

Op maandag 13 maart kwamen 45 HR professionals bij elkaar van o.a. ABN Amro, Albert Heijn, Amgen, Appical, Baker Tilly Berk, Bol.com, Heineken, Hunkemöller, Manpower, en TNT voor het Yes! We Connect kennis event over onboarding. De uitgewisselde kennis en ervaringen delen we graag met je.

Onboarding. Waarom, hoe en wat.

Als starter in een nieuwe organisatie heb je allerlei verwachtingen en ideeën over hoe het zal zijn. De organisatie waarvoor je gaat werken heeft via linkedin, haar website en presentaties een aansprekend verhaal aan je verteld. Daar wil je bij horen!
Het is aan de organisatie waar de starter binnenkomt om dit waar de maken.

Een goed onboarding programma helpt starters om snel op een niveau te komen waarin ze  aan de slag kunnen in de functie. De 3 factoren die hierin een rol spelen zijn:

  • Community. Heb je de juiste contacten om aan de slag te gaan en voel je vertrouwen?
  • Purpose. Begrijp je wat jouw bijdrage aan het grote doel is?
  • Significance. Heb je de tools en vaardigheden om het verschil te kunnen maken?

Bron: DeLong, Thomas J., and Daniela Beyersdorfer. "Schuberg Philis." Harvard Business School Case 412-092, March 2012

De onboarding van nieuwe medewerkers is een belangrijk onderdeel van de employee journey. In onderstaande infographic hebben we het waarom, hoe en wat samengebracht.

10 onboarding versnellers

Onderstaande versnellers helpen jou als HR professional om het onboardingprogramma nog beter te maken.

1. Denk vanuit de medewerker

Het doorlopen van de employee journey helpt je als HR professional om de dingen vanuit het perspectief van de medewerker te zien. Als je met je hoofd diep in de processen zit, is dat nog niet altijd even gemakkelijk. Een goede manier om hier fris naar te kunnen kijken, is om een aantal recente onboarders te interviewen over hun ervaringen. Misschien willen ze ook nog wel een rol spelen in de onboarding van de nieuwe lichting.

Je ontdekt op deze manier welke behoeften ze hebben? Wat ze goed vinden en wat ze nog missen? Je komt er waarschijnlijk ook achter dat niet iedereen hetzelfde is. Bij het doorlopen van de onboarding journey kun je ervoor kiezen om een aantal persona’s te ontwikkelen en alles wat je doet en aanbiedt hieraan te toetsen. Misschien moet je bepaalde informatie wel op meerdere manieren aanbieden om iedereen te bereiken.

2. Zet een preboarding op

Op het moment dat een nieuwe medewerker zijn contract heeft getekend, is hij/ zij vol enthousiasme en energie om aan de slag te gaan. In de praktijk blijkt dat deze periode kan oplopen tot wel 9 maanden. Jammer om dat enthousiasme niet te gebruiken. Denk als preboarding activiteiten aan: filmpjes en testjes over de strategie, de cultuur, de klanten en de laatste nieuwsfeiten. Ook een inkijkje geven in de nieuwe teamleden is erg leuk. Daarbij kun je ze alvast uitnodigen voor activiteiten zoals het hardloopgroepje en de vrijdagmiddagborrel. Heeft jouw organisatie veel pre-boarders dan kun je meet ups voor pre-boarders organiseren.

3. Zorg voor een warm welkom

De eerste dag is natuurlijk erg spannend als je gaat starten. Je kunt starters vooraf al op hun gemak stellen door een welkomstpakket of onboarding kit te sturen. “Van harte welkom en tot snel!” De ochtend van de eerste dag zorg je er natuurlijk voor dat alles klaar staat. De werkplek, laptop, pasjes, toegangscodes, sleutels, … Gewoon alles. En op het bureau alvast een programmaatje met afspraken voor de eerste dagen om een aantal mensen te spreken.

Ook het team speelt hierbij een belangrijke rol. Verwelkom de nieuwe medewerker bijvoorbeeld tijdens een koffierondje met taart en vertel allemaal iets over jezelf.

4. Bouw aan het netwerk

Maak in het onboardingprogramma tijd en ruimte voor ontmoetingen. Nieuwe medewerkers moeten zo snel mogelijk vertrouwd raken met hun team en begrijpen wie welke rol vervult. Daarnaast zijn er nog diverse collega’s in andere teams, partners en klanten, die van belang zijn. Om starters hiermee te helpen kun je denken aan een buddy. Hij of zij kan zorgen voor introducties bij de juiste contacten.

De introductiedag is een mooie gelegenheid om een netwerk te smeden van alle nieuwelingen. Ze kunnen elkaar gedurende hun loopbaan blijven opzoeken, samenwerken en ondersteunen.

5. Deel wat nieuwe medewerkers inbrengen

Sollicitanten vertellen honderduit over hun ervaringen en motivatie om voor de organisatie te komen werken. Maar eenmaal in dienst ligt het niet voor de hand om dit bij elke handshake uitgebreid te bespreken. Eigenlijk wel jammer, toch? Je kunt dit inrichten op het niveau van het team door iedereen te laten vertellen waarom je voor de organisatie werkt, wat je bijdrage is en waar je het meest trots op bent. Je kunt het ook op organisatieniveau inrichten door het op te nemen in de introductiedag en daarna online te delen met iedereen.

6. Maak verbinding met de purpose

Wat is het grote doel van onze organisatie en hoe ga ik hieraan bijdragen. Vraag aan de starters om hierover na te denken. De introductiedag is een mooi moment om er met elkaar mee aan de slag te gaan. Laat eerst de directeur de purpose toelichten. Wat doet hij/ zij zelf om hier elke dag aan bij te dragen? Vervolgens zijn de starters aan de beurt. Wat ga ik bijdragen? Gaaf als je dit vastlegt door ieders bijdrage op een grote wand samen te brengen. Of je kunt er een filmpje van maken om te delen met collega’s.

7. Maak de onboarding persoonlijk

Natuurlijk is er bepaalde informatie waarvan iedereen op de hoogte moet zijn, maar een groot deel van de informatie is juist specifiek per functie of rol. Hou het relevant en overvoer nieuwe mensen niet. Je kunt dit doen door informatie te taggen naar functie of rol.

Je kunt er ook over denken om het om te keren. Laat starters zelf kiezen welke informatie ze wanneer tot zich nemen. Dat zal dan waarschijnlijk een moment zijn waarop deze informatie ook echt relevant is.

8. Gebruik online tools

Er zijn diverse online tools beschikbaar om het onboarding traject te ondersteunen. Sommige organisaties bouwen eigen tools, maar er zijn ook generieke tools beschikbaar zoals bijvoorbeeld de onboarding tool van Appical (van Nederlandse bodem). Deze tools dienen als belangrijke basis voor een onboarding programma omdat zowel de nieuwe medewerkers als ook de manager inzicht heeft in de voortgang. Je uniformeert de aanpak en zorgt dat alles aan bod komt. Door de gamification elementen is het ook nog eens leuk om te doen.

9. Practice what you preach

Check alles wat je doet aan de cultuur en gedragingen waar je als organisatie voor staat. Voldoet de aanpak van jullie onboarding aan jullie eigen kernwaarden? Is het programma persoonlijk, klantgericht, verbindend, duurzaam,… Het positieve effect hiervan is dat het goede voorbeeld geven leidt tot opvolging. In het negatief gesteld is dit een belangrijk manier om snelle uitval te voorkomen. Het werven van een kandidaat kost gemiddeld zo’n 20.000 euro. Als de starter binnen een paar maanden weer weggaat, is dat natuurlijk bijzonder jammer qua investering, maar ook van de tijd en energie van collega’s.

10. Maak een business case

Op basis van het model van de “employee journey – onboarding”, dat je aan het begin van dit stuk aantreft, kun je een goede start maken met de business case voor een goede onboarding binnen jouw organisatie. Wat is het voor jullie organisatie waard dat een starter sneller kan bijdragen? Als de starter door een goede onboarding eerder inzetbaar is bij de klant, kun je de “gewonnen” uren vermenigvuldigd met het uurtarief zien als de winst. Een online marketeer kan sneller starten met nieuwe campagnes en dus eerder resultaten boeken. Een management ondersteuner zorgt ervoor dat managers werk uit handen wordt genomen, zodat zij de organisatie sneller vooruit kunnen brengen.

Ook het uitvalpercentage hoort in de business case thuis. Wat is op dit moment het uitvalpercentage in de organisatie na 3 maanden, 6 maanden, 1 jaar. Als je dit gaat meten, kun je zien of verbeteringen in de onboarding op dit punt een positief effect hebben. Door inzicht te krijgen in de opbrengsten van een goede onboarding kun je met elkaar in gesprek over de investering die jullie organisatie hiervoor over heeft. Bekijk ter inspiratie voor je business case deze blog met infographic

Infographic van urbanbound

Happy onboarding allemaal!  



Over ons

Wij zijn Yes! We Connect en realiseren programma’s en tools voor een onboarding vol verbinding.
Wil je weten wat we kunnen doen voor jouw organisatie? Neem contact op met Frank. Hij kan je er alles over vertellen en denkt graag met je mee. Bel op 06-41189753 of mail frank@yesweconnect.nl