5 Succesfactoren Good to Great meetings (1)

Meetings hebben een enorme kracht, de potentie om veel waarde te creëren. Voor zowel de deelnemers als de organisator. Het grootste deel van deze potentie blijft echter te vaak onbenut.

We onderscheiden 5 succesfactoren om alles uit je meeting te halen wat erin zit.

1. Relevantie
Wat kunnen de deelnemers uit de meeting halen? Wat is dit waard? En wat is hiervan de waarde voor de organisator? Als je dit scherp hebt realiseer je betere meetings en een sterkere band met de deelnemers aan je meeting. Om op dit punt te scoren, moet je de relevantie voor de deelnemers altijd voorop stellen.

2. Betrokkenheid
Maak de deelnemers aan de meeting onderdeel van de keuzes die je maakt voor de inrichting van de meeting. Vraag input over onderwerpen die aan bod moeten komen. Stel samen het programma samen. Laat mensen stemmen. Ook tijdens de meeting is dit aspect van belang. Geef mensen de ruimte om feedback te geven op diverse manieren. Een hoge betrokkenheid zorgt voor een hoge opkomst en een hogere beoordeling van de meeting zelf. Iedereen wint.
Oh ja… en het is niet eng. Schoonheidsfoutjes in de organisatie van je meeting worden eerder door de vingers gezien als de betrokkenheid hoog is.

3. Energie
De flow moet goed zijn. Een open deur, maar wel belangrijk. Op dit punt bewijst ervaring zijn meerwaarde. Professionele meeting planners weten waar het programma wat extra’s nodig heeft. Door hier bij het ontwerp rekening mee te houden, kun je deze momenten aangrijpen als bijvoorbeeld natuurlijk breaks of om juist extra energie toe te voegen.
Energie heeft alles te maken met het creëren van de juiste randvoorwaarden: locatie, techniek, catering, programma opbouw, dagvoorzitter, entertainment etc. Deze moeten de inhoud versterken en aansluiten bij de doelgroep en de thematiek.

4.  Interactie
Tijdens meetings draait alles om interactie. Dat is toch hetgeen waarvoor je bij elkaar bent? Vaak is de interactie wel erg beperkt. Op het podium staat een spreker en de deelnemers luisteren. Meer interactie krijg je wanneer de deelnemers ook direct vragen mogen stellen of betrokken worden via stemmingen. Deelnemers zullen de meeting hoger waarderen wanneer ze zelf ook hun kennis, ervaringen en contacten kunnen delen met elkaar. Hiervoor is een grote variëteit aan mogelijkheden voorhanden. Van 1 op 1 gesprekken tot programma’s waarbij kleine groepen in dialoog met elkaar gaan, plannen maken, brainstormen en netwerken.
Meetings die deze vormen omarmen worden structureel hoger gewaardeerd door de deelnemers dan de podiumpresentatie gevolgd door een netwerkborrel.

5. Activatie
Wat ga je morgen anders doen? “Als je blijft doen wat je deed, krijg je wat je al had.” Meetings hebben de kracht om waardevolle verandering tot stand te brengen. Soms gaat het om kleine dingen, bijvoorbeeld een inzicht om je werk slimmer te kunnen doen. Ook goed denkbaar is dat je je eigen netwerk flink uitbreidt en na de meeting actief aan de slag gaat met de opgedane contacten en leads. In het meest extreme geval zorgt een meeting voor een live changing experience. Zeldzaam, maar bijzonder waardevol.
De waarde van een meeting voor deelnemers, heeft alles te maken met deze laatste succesfactor. Als je interessante inzichten opdoet, maar er vervolgens niet mee aan de slag gaat, waardeer je de meeting minder goed dan wanneer je ermee bezig blijft. Activatie begint tijdens de meeting en heeft ook aandacht nodig na de meeting.
Bij activatie hoort natuurlijk ook dat je als organisator de deelnemers in actie kunt zetten om iets te doen waar jij voordeel bij hebt. Iets kopen, aanraden, doorvertellen etc.

Wil je weten hoe jouw meeting scoort op deze 5 succesfactoren?
Maak een afspraak met Frank, bel hem op 06-24679618

Muriel MaasComment